ACCA会计师公会曾经在上海组织了一个模拟求职训练营，对500多名复旦、交大、同济、上外、财大的应届毕业生的时间管理能力等进行了测试。这道时间管理的测试题是：如果你是一个农产品贸易公司的中层管理者，早晨8：30上班，中午休息1小时，下午5：30下班，今天需要处理7件事情：第一，处理当天紧急事情，需要1小时；第二，有谣传公司的产品有质量问题，处理投诉需要2小时；第三，和公司总监沟通需要4小时；第四，和总经理一起吃工作餐需要1小时；第五，编写下一年度的预算报告需要2～3天时间；第六，处理前一天的未处理完毕的事宜需要1小时；第七，准备下午开会的材料需要30分钟。你会如何安排自己一天的工作流程？测试结果显示，九成大学生将一天的工作流程安排到深夜12点，尽管如此，他们还没有处理完一些重要的事情。这说明毕业生不会合理管理时间。专家指出，这可能会导致毕业后工作效率低下。大多数人没有很好地利用时间，也因此就产生了人与人之间的差别。你要知道如果有件事你每天要花30分钟时间去做，在你一生当中那就是一年！现代管理大师彼得·德鲁克有这样一句名言：“时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。对时间的管理直接关系到工作效率的高低。”

我想为什么说“人是被自己打败的”，其道理就在这儿。如果你整天在办公室忙忙碌碌，走来走去，书桌上各种公文及资料堆积如山，似乎每天都有忙不完的工作。实际上你是在对时间的管理上产生了偏差，由此造成工作效率的低下。你不是忙得没有时间，而是没有管理好自己的时间。我们不应被动地被时间牵着鼻子走，而应主动地掌控时间，让有限的时间发挥更大的效用。一个不会管理时间的人，他生命中的许多时光处在一种浪费状态中，并随时可能会浪费他人的时间。一个会管理时间的人，总能泰然自若地待人处事，将应处理的事、应完成的事在自己规定的时间内完成，非常有效率。学会管理自己的时间，在某种程度上可以说，这也是为了更好地享受有限的人生。在对咨询者的答复中，我常强调适当运用各种针对自身的管理工具。如果学会更有效地使用多种管理工具，将会在同样多的时间里使自己的工作更加富有成效。下面的几个时间管理工具或许对你非常有用：（1）记录下自己的时间分配情况。要有效地管理好自己的时间，做到真正卓有成效，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，鉴别工作重要性的一种方法。（2）划分工作时区。将一天的时间分成几块来处理某些固定的事情，以免被其他事情所扰。比如，在特定的时间段阅读和回复e-mail，在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排，可以帮助你更快地完成工作。（3）能够很快地找到你要的东西。有关机构对美国200家大公司职员做调查时发现，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对此有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。（4）工作最好一次完成，不可时断时续。研究发现，造成职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为重新工作时，需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去做。（5）事前有准备。偶发延误是最浪费时间的情况，避免这种情况出现的唯一办法是预先安排工作。事前有准备，你能把本来会失去的时间化为有用的时间。（6）不要拖拖拉拉。有些人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他本来能完成任务而且应转入下一个工作了。（7）有策略地安排开会的时间。如果是由你主持召开会议，将开会时间安排在上午11：00比较合适，告诉每一位与会人员会议将在中午12：00结束，这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时，会比较迅速地切入正题。（8）改进工作方法。简单事情处理改进的余地不大，但一些复杂事物的处理，多动动脑子，往往可以找到减少处理时间的办法。（9）充分利用零碎时间。实际工作中，你会发现有很多没有工作任务的小时间片段，时间长了，这些小的时间片段累计起来很可观。因此你要学会利用时间片段，做一些有用的事情。这样，在相同的时间内，可能你所做的事情比别人多很多。（10）注重劳逸结合。计划不要排得满满的，一是要安排适当的休息时间，二是要留有一些余量，因为一项工作到底要多少时间你不一定能准确计算。不会休息就不会工作，适当的休息反而有助于提高整个工作效率，减少工作中的差错。人的一生绝大部分时间都是在工作，我们必须想方设法掌控好自己的工作时间。当你在有限的工作时间内，将所有预定的工作全部做完而且井井有条，不再觉得有许多忙不完的事，不再觉得工作纷繁复杂，还需要经常加班加点，不再会遗忘某些重要事情，那么，恭喜你，你已经有效地掌控了自己的时间，成了时间的主人。